Машиночитаемые доверенности

Актуальная машиночитаемая электронная доверенность

До конца текущего года работники различных организаций должны уметь функционировать с электронными подписями по новым правилам. То есть необходимо иметь представление не только о цифровой подписи, но и о машиночитаемой доверенности для подписания документации.

Лучшее предложение на рынке! Сопровождение торгов

Что представляет собой машиночитаемая доверенность?

Электронный документ представляет собой аналог бумажной документации, которая подписывается в цифровом виде. Документация содержит данные о доверителе, руководителе и полномочиях. Такой документ еще называют машиночитаемой доверенностью (МЧД) или электронной доверенностью.

Узнать больше о МЧД можно в Федеральном законе 63. В данном законе сказано, что работники компаний и руководители должны подписывать документацию новой электронной подписью. Она нужна для подтверждения полномочий сотрудников компании.

При этом начальство должно подписать машиночитаемую доверенность электронной подписью. Эта документация пригодится в случае сдачи актов/счетов. Необходимо просто приложить данную доверенность к пакету с документами.

Нужно помнить о том, что машиночитаемая доверенность отличается от бумажного аналога. К примеру, у МЧД есть свой формат и требования. При этом сервисы и информационная система могут автоматически считывать сведения с электронной доверенности. Со скан-копией такого не получится. В связи с этим данные сканы не равны МЧД. Со сканированной копией этого сделать не удастся. Поэтому эти два документа воспринимаются госструктурами по-разному.

Выбираем сертификат

Электронные подписи, выданные нашим УЦ, могут использоваться на любых площадках.

Подробнее

Выбрать сертификат

Время введения машиночитаемых доверенностей

Когда МЧД станут обязательными Бумажная документация сильно отличается от машиночитаемых доверенностей. При этом сервисы и инфосистемы могут автоматически считывать данные с машиночитаемой электронной доверенности. Со скан-копией такого не получится. В связи с этим данные сканы не равны МЧД.

Когда МЧД станут обязательными Согласно законодательству РФ, с начала следующего года МЧД будут обязательными, то есть без них специалист не сможет подписать документацию от лица предприятия. Однако эксперты рекомендуют не откладывать переход на машиночитаемую доверенность до следующего года. Дело в том, что на адаптацию может уйти много времени, ведь это значит, что на обучение, обеспечение и отправку документов понадобится какой-то срок.

Ожидаемые дополнения к МЧД

В течение этого года разрешается использовать МЧД — машиночитаемую доверенность по желанию. Хотя со следующего году будет работать иная схема.

В текущем году можно:

  • Использовать цифровую подпись компании, в которой указана информация специалиста (Старый формат);
  • Применять электронную доверенность и цифровую печать, оформленную на специалиста (Новый формат).

При этом летом текущего года есть возможность перейти на МЧД, используя некоторые сервисы и операторы. Если говорить про отчетности для налоговиков и страховщиков, то тут есть возможность использовать МЧД. Если все участники согласны обмениваться машиночитаемыми доверенностями, есть возможность применять ЭДО.

Эксперты советуют уже сейчас протестировать машиночитаемую доверенность, срок до ноября этого года. Такой подход обеспечит оптимальный уровень организованности компании в начале следующего года.

Как работает электронная доверенность, что содержится в ней?

Порядок составления МЧД

Выпуск МЧД

В машиночитаемую электронную доверенность начальство или специалист компании должен внести данные. После этого гендиректор предприятия подписывает документ посредством ЭП. Если все сделано правильно, то документ направляется на хранение в инфосистему.

Хранение доверенностей (МЧД)

Хранение МЧД

В зависимости от того, в каком сервисе начальство подписало документ, определяется система для хранения документации. Также стоит обратить внимание на место, куда будет передаваться информация и как настроена работа с доверенностью в компании. В данном случае имеется ввиду определенное место – Казначейство, Удостоверяющие центры, контролирующие структуры и Электронный документооборот.

Применение доверенности

Применение

Специалисты компании имеют право отправить электронную доверенность со всеми остальными справками или просто указать номер этого документа. Оба метода подходят для работы. Очень важно проверить срок действия электронной доверенности, полномочия специалистов и цифровую подпись начальства организации.

Процедура отзыва

Отзыв МЧД

Глава компании может отозвать цифровой документ, если у специалиста больше нет полномочий оформлять акты компании, то есть его полномочия поменялись. Чтобы осуществить это, необходимо направить заявку на отзыв в инфосистему.

Информация в доверенности

Что содержит доверенность?

Как и любой документ МЧД имеет свои требования. Данные требования к содержанию устанавливает Министерство цифрового развития, связи и массовых коммуникаций Российской Федерации. Это закреплено соответствующим приказом – номер 857. В любом случае в документации должна быть информация о сроке использования, номере, специалисте, цифровой подписи и передоверии.

Руководитель должен подписать доверенность

Начальство должно подписать документацию при помощи цифровой подписи. Только тогда можно будет отправить доверенность в инфосистему. Чтобы получить цифровую подпись, необходимо обратиться в Федеральную налоговую службу.

Получить КЭП от ФНС

Что еще будет находиться в МЧД?

Чтобы указать необходимые полномочия, можно использовать специальный классификатор. В данном случае речь идет о перечне самых известных полномочий. Найти их можно по номеру или названию. Более подробно тема раскрыта на Госуслугах.

Сейчас специальный классификатор находится на стадии создания. Однако система очень схожа с классификатором от налоговой службы.

В следующем году эксперты ожидают появление конкретных актов, которые прольют свет на передоверие электронной доверенности, план работы с нотариусами. Также будет доступна информация про порядок передачи информации МЧД в УЦ. На данный момент даже эксперты не могут рассказать про все процессы.

Более того, нужно чтобы все инфосистемы подтвердили свои регламенты по взаимодействию с электронной доверенностью. Это позволит популяризировать использование МЧД.

Ожидаемые дополнения к МЧД
МЧД для ФНС

ФНС и электронная доверенность

Известно, что МЧД можно сдавать с остальной документацией в Федеральную налоговую службу. Это стало возможным после появления соответствующего приказа весной прошлого года.

Электронную доверенность необходимо отправить всего один раз налоговикам, но до отправки документации. Как правило, доверенность оформляют на бухгалтера или иного специалиста. Схема отправки аналогична отправки бумажной документации, только все процессы происходят посредством Интернета. Упростить отправку МЧД можно при помощи Контур.Экстерн.

Фонд соцстрахования работает так же с машиночитаемыми доверенностями. До сдачи основной документации нужно отправить МЧД. После приема в ФСС документу будет присвоен уникальный номер, его необходимо указывать при сдаче актов.

МЧД может различаться, все зависит от инфосистемы. Так же, как и процесс функционирования. Дело в том, что каждая система создает свои условия для работы с цифровыми доверенностями.

Применение машиночитаемой доверенности в ЭДО

ЭДО между организациями можно улучшить, если правильно использовать машиночитаемую доверенность. Процесс работы прост, перед тем как отправить МЧД начальство должно подписать ее электронной подписью.

Чтобы создать МЧД, можно применить несколько вариантов:

  • Специалистам и начальству можно оформить цифровую подпись юридического лица. С этой подписью можно работать от имени компании, создавая документы, акты, справки. Также можно участвовать в государственных тендерах и подписывать соглашения. Для этой цели можно приобрести Контур. Доверенности. Тут же отметим и ресурс реестра МЧД от Федеральной налоговой службы;
  • Реестр от налоговиков считается распределенным, в данном случае речь идет о blockchain-системе. Вся информация хранится сразу же у нескольких человек, которые так или иначе связаны с реестром. Данные доступны даже если одна из сетей перестанет функционировать. Хранение МЧД — доверенности в этом реестре позволяет осуществлять действия с реквизитами для проверки информации контрагентами.

Если вы выбрали в качестве хранилища МЧД реестр Налоговой службы, то её постоянная доступность будет гарантирована, так как данный ресурс представляет собой блокчейн (то есть, информация находится сразу в нескольких узлах и не пропадает при отключении одного из них).

Руководитель должен подписать доверенность

А пока сотрудникам и уполномоченным лицам можно оформить ЭП юрлица. С ней они смогут действовать от имени организации: сдавать отчетность, участвовать в госзакупках, подписывать договоры.

Получить КЭП

Функционирование с МЧД посредством Контура

Ожидаемые дополнения к МЧД

Машиночитаемая доверенность представляет собой аналог бумажной документации, которая подписывается в электронном виде. Документ содержит данные о доверители, руководителе и полномочиях. Электронный документ еще называют машиночитаемой доверенностью.

Спецсервис позволяет работать с МЧД – отправлять, подписывать, разрабатывать и проверять. Скорее всего, функционал сервиса в ближайшее время расширится, это произойдет сразу после подтверждения дополнительной документации по электронной доверенности. Команда специалистов намерена добавить МЧД для отчета страховикам и налоговикам. Не исключено, что будут поддерживаться и другие форматы МЧД для взаимодействия с иными системами.

Возможности Контур.Доверенности позволяет собрать в едином месте все электронные документы. Это значит, что начальство той или иной организации сможет менять полномочия и следить за временем использования документа. Также появится возможность выбрать ответственное лицо для управления всеми МЧД. Этот специалист будет заниматься оформлением документов.

Для чего нужна электронная доверенность?

Напомним, что первые МЧД стали использоваться с начала текущего года. В этот самый момент поменялись и правила функционирования с цифровой подписью. Узнать больше об этом можно в Федеральном законе 63.

Государственные структуры ввели МЧД для повышения показателей безопасности использования цифровых подписей в компаниях.

До этого специалисты подписывали документацию организации несколькими вариантами:

Когда МЧД станут обязательными Применяли электронную подпись юридического лица, указывая информацию специалиста и его место в организации. Этот вариант безопасный, но затруднял проверку полномочий.

Когда МЧД станут обязательными Применяли дубликат закрытого ключа ЭЦП начальства. Этот метод сопряжен с рисками, так как любой сотрудник компании имел доступ к ключу начальства.

Новые правила дают возможность специалисту предприятия применять личную ЭП физического лица. В такой подписи нет информации о фирме. И для подтверждения своих полномочий специалист должен будет удостоверять МЧД — доверенность при подписании документации. Эта схема очень безопасная.

Чтобы подписывать документацию от лица директора, достаточно получить ЭП юридического лица. В этом году она действует без предъявления электронной доверенности.

Получить КЭП от ФНС

Не знаете какая подпись Вам нужна?
Мы готовы помочь!

    Отправляя заявку, вы соглашаетесь с условиями политики конфиденциальности и пользовательского соглашения.

    Помощь в подборе ЭП