Консультация по МЧД
Заполните форму и нажмите «Отправить»
Наш специалист свяжется с вами в ближайшее время!
Что представляет собой машиночитаемая доверенность?
Электронный документ представляет собой эквивалент бумажной документации, который получает цифровую подпись. Внутри документа фиксируются сведения о доверителе, руководителе и их полномочиях. Такой вид документа также известен как документ с машиночитаемой доверенностью (МЧД) или электронной доверенностью.
Больше информации о МЧД можно обнаружить в Федеральном законе No63. В этом законе четко прописано, что специалисты и руководители фирм обязаны скреплять документацию новой электронной подписью. Посредством этой меры подтверждаются полномочия подчиненных, действующих в рамках компании.
С прицелом на это руководство обязано присвоить электронную подпись машиночитаемой доверенности. Эти записи будут актуальными, когда наступит момент представления актов или счетов. Процедура заключается в приложении данного уполномоченного документа к пакету документов.
Нужно помнить о том, что машиночитаемая доверенность отличается от бумажного аналога. К примеру, у МЧД есть свой формат и требования. При этом сервисы и информационная система могут автоматически считывать сведения с электронной доверенности. Со скан-копией такого не получится. В связи с этим данные сканы не равны МЧД. Со сканированной копией этого сделать не удастся. Поэтому эти два документа воспринимаются госструктурами по-разному.
Выбираем сертификат
Электронные подписи, выданные нашим УЦ, могут использоваться на любых площадках.
Время введения машиночитаемых доверенностей (МЧД)
Бумажная документация сильно отличается от машиночитаемых доверенностей. При этом сервисы и инфосистемы могут автоматически считывать данные с машиночитаемой электронной доверенности. Со скан-копией такого не получится. В связи с этим данные сканы не равны МЧД.
Согласно законодательству РФ, с начала следующего года МЧД будут обязательными, то есть без них сотрудник не сможет подписать документацию от лица предприятия. Однако эксперты рекомендуют не откладывать переход на машиночитаемую доверенность до следующего года. Дело в том, что на адаптацию может уйти много времени, ведь это значит, что на обучение, обеспечение и отправку документов понадобится какой-то срок.
Для подписания различных документов, включая акты, кроме бухгалтера, у которого уже есть право подписи таких документов, требуется оформить электронную доверенность, которая позволит уполномоченным лицам осуществлять авторизованные действия в электронном документообороте с соответствующими правами и полномочиями.
С текущего момента и особенно после 1 сентября 2023 года становится возможным выдавать сотрудникам квалифицированную электронную подпись в качестве физического лица и дополнительно предоставлять им электронную доверенность, известную также как МЧД.
Как работает Контур.Доверенность
Выпуск МЧД
В машиночитаемую электронную доверенность начальство или специалист компании должен внести данные. После этого гендиректор предприятия подписывает документ посредством ЭП. Если все сделано правильно, то документ направляется на хранение в инфосистему.
Хранение МЧД
В зависимости от того, в каком сервисе начальство подписало документ, определяется система для хранения документации. Также стоит обратить внимание на место, куда будет передаваться информация и как настроена работа с доверенностью в фирме. В конкретной ситуации имеется ввиду определенное место – Казначейство, Удостоверяющие центры, контролирующие структуры и Электронный документооборот.
Применение
Сотрудники организации могут выбрать отправить электронную доверенность вместе с прочими документами или просто предоставить номер данного документа. Оба подхода пригодны для применения. Крайне важно осуществлять проверку срока действия электронной доверенности, полномочий специалистов и цифровой подписи, предоставленной руководством предприятия.
Отзыв МЧД
Глава компании может отозвать цифровой документ, если у сотрудника больше нет полномочий оформлять акты фирмы, то есть его полномочия поменялись. Чтобы осуществить это, необходимо направить заявку на отзыв в инфосистему.
Что содержит доверенность?
Как любой документ, МЧД имеет свои требования, установленные Министерством цифрового развития, связи и массовых коммуникаций Российской Федерации в приказе No857. Важно включить данные о сроке использования, номере, специалисте, цифровой подписи и передоверии.
Начальство должно подписать документацию при помощи цифровой подписи. Только тогда можно будет отправить доверенность в инфосистему. Чтобы получить цифровую подпись, необходимо обратиться в Федеральную налоговую службу.
Что еще будет находиться в МЧД?
Чтобы указать необходимые полномочия, можно использовать специальный классификатор. В конкретном примере речь идет о списке ключевых полномочий. Найти их можно по номеру или названию. Более подробно тема раскрыта на Госуслугах.
Сейчас специальный классификатор находится на стадии создания. Однако система очень схожа с классификатором от налоговой службы.
Более того, нужно чтобы все инфосистемы подтвердили свои регламенты по взаимодействию с электронной доверенностью. Это позволит популяризировать использование МЧД.
ФНС и электронная доверенность
Известно, что МЧД можно сдавать с остальной документацией в Федеральную налоговую службу. Это стало возможным после появления соответствующего приказа весной прошлого года.
Электронную доверенность необходимо отправить всего один раз налоговикам, но до отправки документации. Как правило, доверенность оформляют на бухгалтера или иного специалиста. Схема отправки аналогична отправки бумажной документации, только все процессы происходят посредством Интернета. Упростить отправку МЧД можно при помощи Контур.Экстерн.
Фонд соцстрахования работает так же с машиночитаемыми доверенностями. До сдачи основной документации нужно отправить МЧД. После приема в ФСС документу будет присвоен уникальный номер, его необходимо указывать при сдаче актов.
МЧД может различаться, все зависит от инфосистемы. Так же, как и процесс функционирования. Дело в том, что каждая система создает свои условия для работы с цифровыми доверенностями.
Применение машиночитаемой доверенности в ЭДО
Для повышения эффективности электронного документооборота (ЭДО) между компаниями стоит оптимально применить машиночитаемую доверенность. Процедура вполне проста: перед отправкой МЧД руководство должно подписать ее цифровой подписью.
Существует несколько способов создания МЧД:
- Для специалистов и руководства доступна возможность оформления цифровой подписи юридического лица. Такая подпись позволяет выполнять операции от имени организации, создавать документы, акты и справки, а также участвовать в государственных тендерах и заключать соглашения. Для этой цели рекомендуется использовать платформу «Контур. Доверенности»;
- Также стоит отметить инновационный реестр МЧД от Федеральной налоговой службы; этот реестр построен на базе технологии блокчейн. Данные хранятся у нескольких участников сразу, обеспечивая надежность и доступность информации даже при сбоях в работе отдельных узлов сети. Возможность хранения доверенностей в этом реестре дает возможность проверять реквизиты и подтверждать информацию контрагентами;
При решении в пользу использования реестра Налоговой службы для хранения МЧД, можно быть уверенным в его непрерывной доступности. Такой ресурс построен на технологии блокчейн, что обеспечивает сохранность данных в нескольких узлах сети, и информация не теряется при выходе из строя одного из узлов.
А пока сотрудникам и уполномоченным лицам можно оформить ЭП юрлица. С ней они смогут действовать от имени организации: сдавать отчетность, участвовать в госзакупках, подписывать договоры.
Функционирование с МЧД c сервисом Контур.Доверенность
Машиночитаемая доверенность (МЧД) – это аналог бумажных документов, оформленных в электронном виде. Внутри документа заключены сведения о доверителях, руководстве и полномочиях. Электронная доверенность также известна как МЧД.
Контур.Доверенность предоставляет специализированные функции для работы с МЧД: отправка, подписание, создание и проверка. Вероятно, в будущем функционал этого сервиса расширится, особенно после подтверждения дополнительной документации, связанной с электронной доверенностью. Команда экспертов планирует внедрить возможность использования МЧД для отчетности перед страховыми и налоговыми органами. Не исключено, что будут добавлены поддержка иных форматов МЧД для взаимодействия с другими системами.
Возможности Контур.Доверенности позволяют собрать в едином месте все электронные документы. Это значит, что начальство той или иной организации сможет менять полномочия и следить за временем использования документа. Также появится возможность выбрать ответственное лицо для управления всеми МЧД. Этот специалист будет заниматься оформлением документов.
Для чего нужна электронная доверенность?
Напомним, что первые МЧД стали использоваться с начала текущего года. В этот самый момент поменялись и правила функционирования с цифровой подписью. На сайте вы можете скачать файл о Федеральном законе 63 и подробно ознакомиться с ним.
Государственные структуры ввели МЧД для повышения показателей безопасности использования цифровых подписей в компаниях.
До этого специалисты подписывали документацию фирмы несколькими вариантами:
Применяли электронную подпись правового лица, указывая информацию аккредитованного специалиста и его место в организации. Этот вариант безопасный, но затруднял проверку полномочий.
Применяли дубликат закрытого ключа ЭЦП начальства. Этот метод сопряжен с рисками, так как любой сотрудник компании имел доступ к ключу начальства.
Новые правила дают возможность специалисту предприятия применять ЭЦП физического лица. В такой подписи нет информации о фирме. И для подтверждения своих полномочий специалист должен будет удостоверять МЧД — доверенность при подписании документации. Эта схема очень безопасная.
Чтобы подписывать документацию от лица директора, достаточно получить ЭП юридического лица. В этом году она действует без предъявления электронной доверенности.
