ЭЦП для ЭДО

Внутренний или кадровый ЭДО компании можно вести с помощью неквалифицированной электронной подписи (НЭП) или простой электронной подписи (ПЭП). Ими легко обеспечить десятки или сотни сотрудников: процедура выдачи ЭП может проходить в офисе компании или внутренней информационной системе. Получение этих подписей будет дешевле, чем получение КЭП, а их функционала достаточно, чтобы сотрудники подписывали ознакомление с информационными письмами, служебными заданиями, заявления на увольнение или согласие на перевод.

Однако в некоторых случаях для кадрового ЭДО подойдет только КЭП. Речь о документах, подписываемых работодателем: трудовой договор и дополнения к нему, договор о материальной ответственности, приказ о применении дисциплинарного взыскания, сведения о застрахованном лице (для выплат по больничному) и справка о трудовой деятельности (СТД-Р).

Кроме того, в следующих случаях совсем не получится использовать электронную подпись в кадровом делопроизводстве. Это касается журналов инструктажей по охране труда, актов о несчастном случае на производстве и приказов об увольнении.

Электронный документооборот в закупках или тендерах требует квалифицированной электронной подписи. КЭП используют не только на всех этапах участия в закупках, но и при обмене документами с электронной торговой площадкой (ЭТП) или заказчиком, например:

• закрывающие документы от электронной торговой площадки. Они появляются, если поставщик оплачивает комиссию ЭТП, использует платные услуги площадки;
• документы о приемке товаров или работ по госконтракту. Участники государственных закупок обмениваются передаточными документами в электронном виде — через Единую систему закупок (ЕИС). Этот процесс называется «электронное актирование»;
• электронный документооборот с государственными ведомствами и органами ведут также с помощью квалифицированной электронной подписи;

Сертификат пригодится как для сдачи отчетности в контролирующие органы в электронном виде, так и при запросе у них информации. Без квалифицированной электронной подписи не получится отчитываться в ФНС, СФР (ПФР и ФСС), заказывать коды маркировки в Честном Знаке, передавать данные в ЕГАИС учета алкоголя или Федресурс.

Порядок получения электронной подписи несложный. Определите, кто будет пользоваться электронной подписью: сотрудник или руководитель. Далее отправляйте нам заявку, наши специалисты помогут пройти каждый шаг.

Для ведения бизнеса на маркетплейсах нужно быть готовым к работе с электронными документами. Торговые площадки ведут документооборот онлайн и часто с использованием электронной подписи (ЭП).

При работе с маркетплейсами используют квалифицированную электронную подпись (КЭП). Это самый многофункциональный вид электронной подписи — он придает документам юридическую силу, полностью заменяя рукописную подпись и бумажные документы.

Использовать одну и ту же КЭП можно сразу для нескольких целей. Особенно, если это подпись руководителя компании, ИП или самозанятого.

• Для ведения ЭДО. Через сервис электронного документооборота (ЭДО) вы будете обмениваться с маркетплейсом накладными, актами, квитанциями и счетами-фактурами. Например, для отправки товара на склад вам потребуется составить УПД и заверить его квалифицированной электронной подписью (КЭП). Тогда документ обретет юридическую силу: КЭП подтвердит вашу личность и гарантирует отсутствие изменений в исходном файле.
• Для отчета перед налоговой. Отчитываться о своих доходах и расходах предстоит регулярно — отправлять декларации в налоговую. ФНС принимает их онлайн, но только после подписания электронной подписью.
• Для подписания партнерского соглашения. Некоторые маркетплейсы перед началом сотрудничества предлагают подписать договор удаленно в сервисе ЭДО. Конечно, всегда можно отправить договор по почте, но в таком случае подписание может растянуться на несколько недель.

Использовать ЭДО на маркетплейсах удобно. Вы сможете быстро получать нужную документацию, надежно хранить файлы, а также сократить затраты на бумагу.