Электронная подпись для ЭПД: ФНС уточнила заполнение накладной для прослеживаемых товаров

ФНС уточнила порядок заполнения ЭПД для прослеживаемых товаров

Электронная подпись для ЭПД теперь нужна не только для самого факта перехода на электронный документооборот в перевозках, но и для того, чтобы правильно закрыть документ по новым правилам. Федеральная налоговая служба разъяснила, как заполнять электронную транспортную накладную и электронный путевой лист, если в составе груза едут товары, которые государство отдельно отслеживает в своих информационных системах — алкоголь, маркированная продукция, мясо и молоко, лес, зерно или грузы северного завоза.

Напомним контекст: с 1 сентября 2026 года транспортные накладные, заказы и заявки на перевозку, экспедиторские документы, железнодорожные и авианакладные оформляются только в электронном виде и уходят в государственную информационную систему электронных перевозочных документов. Письмо ФНС не меняет сам срок перехода, но закрывает практический вопрос, с которым столкнулись перевозчики и грузоотправители смешанных партий: что писать в накладной, если груз одновременно подпадает под обычный ЭПД и под учёт в отдельной государственной системе.

Какие товары и системы попали в разъяснение

ФНС привязала к каждой системе учёта двухзначный код. Его теперь нужно указывать в документах наряду с обычными данными о грузе.

Правило касается коммерческих перевозчиков и грузоотправителей, которые везут товары из этого перечня наряду с обычным грузом или отдельно от него.

Как теперь заполнять накладную, путевой лист и УПД

В электронной транспортной накладной код системы и номер учётной единицы груза вписывают в таблицу «Дополнительные сведения о товаре» (таблица 5.10). Если в одной партии товары из нескольких систем, коды перечисляют через запятую без пробелов — например, «01,02» для алкоголя и маркированной продукции.

В электронном путевом листе за те же данные отвечает «Информационное поле»: туда вносят код системы и номер учётной единицы, к которой относится груз.

В формате УПД и счёта-фактуры тоже появился типовой блок — «Дополнительные сведения о товаре, подлежащем идентификации и учету в государственной информационной системе» (сокращённо СвГосСист). Его заполняют по той же логике: код системы плюс идентификатор товара в ней.

Смысл всех этих полей простой: при проверке данные из документов перевозчика автоматически сверяют с данными самих государственных систем — ЕГАИС, «Честного знака», Меркурия и остальных. Если коды и номера указаны верно, контролирующий орган видит соответствие и не требует бумажных сертификатов или справок к грузу.

Кому нужна электронная подпись для ЭПД и какая именно

Подписать электронную транспортную накладную, путевой лист или УПД без электронной подписи нельзя — она обязательна для всех участников перевозки независимо от того, попадает груз под действие письма ФНС или нет. Руководителю организации или ИП нужна квалифицированная электронная подпись, которую выдаёт удостоверяющий центр ФНС или его доверенный представитель. Если документ от имени компании подписывает сотрудник — водитель, логист, менеджер по перевозкам — ему нужна личная КЭП физического лица плюс машиночитаемая доверенность с полномочием на подписание перевозочных документов.

Отдельное условие касается самого сертификата: с 1 сентября 2026 года для работы в государственных системах принимаются только КЭП, которые содержат нужный набор атрибутов ключа. Если сертификат получен до 28 августа 2025 года и не переоформлялся, его стоит проверить и перевыпустить заранее — иначе документ в принципе не отправится в ГИС ЭПД.

Электронная подпись для ЭПД должна быть записана на сертифицированный носитель — токен типа Рутокен или JaCarta, а не храниться файлом на компьютере или флешке: иначе её легко скомпрометировать, а подписанные ею документы всё равно юридически значимы и числятся за владельцем сертификата.

Чем КЭП отличается от НЭП и ПЭП — и почему для ЭПД подходит только она

63-ФЗ «Об электронной подписи» от 06.04.2011 делит подписи на три вида: простую (ПЭП), усиленную неквалифицированную (НЭП) и усиленную квалифицированную (КЭП). Для электронной транспортной накладной, путевого листа, заказа-наряда и УПД в перевозках подходит только последняя — формат ГИС ЭПД принимает лишь квалифицированную подпись, остальные варианты система отклонит на этапе отправки.

ПЭП — пара «логин — пароль» или код из смс. Она подтверждает, что действие совершил конкретный пользователь сервиса, но не защищает документ от изменений после подписания и не приравнивается к собственноручной подписи без отдельного соглашения сторон. НЭП строится на криптографии, но сертификат для неё можно выпустить без проверки личности в аккредитованном центре — такая подпись юридически значима только если стороны заранее договорились об этом письменно. КЭП выдаёт исключительно аккредитованный удостоверяющий центр или УЦ ФНС, сертификат содержит проверенные данные о владельце, а документ, подписанный КЭП, приравнен к бумажному с подписью и печатью без каких-либо дополнительных соглашений — это закреплено в статье 6 закона.

Поэтому до начала работы с электронными перевозочными документами в компании нужна именно квалифицированная подпись — остальные варианты система ГИС ЭПД просто не примет.

Кто подписывает ЭПД и какая подпись нужна каждому участнику перевозки

В одной перевозке документы подписывают несколько сторон, и требования к подписи у них отличаются.

Грузоотправитель подписывает электронную транспортную накладную со своей стороны — подтверждает состав и количество груза. Если подпись ставит руководитель или ИП, достаточно его личной КЭП; если документ подписывает сотрудник склада или логист, нужна его личная КЭП плюс МЧД с полномочием на подписание перевозочных документов.

Перевозчик подписывает ЭТрН со стороны исполнителя и формирует электронный путевой лист. Если перевозчик — ИП без сотрудников, он подписывает документы своей КЭП. Если перевозки оформляет логист или диспетчер в штате транспортной компании, ему нужна личная КЭП и МЧД.

Водитель отдельно подписывает документы только если он сам зарегистрирован как перевозчик — ИП. Если водитель работает по трудовому договору у перевозчика и не является подписантом, документы за компанию подписывает уполномоченный сотрудник с МЧД, а водитель предъявляет распечатку или QR-код путевого листа при проверке.

Экспедитор, если он участвует в перевозке, подписывает экспедиторскую расписку и поручение экспедитору тем же порядком: своей КЭП, если он ИП или руководитель, либо личной КЭП с МЧД, если документ подписывает сотрудник.

Грузополучатель подтверждает приём груза подписью в ЭТрН со своей стороны — без этой подписи документ не закрывает цепочку перевозки, что напрямую влияет на срок подтверждения доставки и оплаты.

МЧД для подписания ЭПД: когда обязательна и как оформить

Машиночитаемая доверенность нужна всем сотрудникам, которые подписывают перевозочные документы личной КЭП, а не от своего имени как ИП или руководитель. Правило действует с 1 сентября 2023 года; переходный период, когда допускалось использовать ранее выпущенные сертификаты сотрудников на компанию, закончился 1 сентября 2024 года. Сейчас альтернативы МЧД для сотрудника-подписанта нет: без доверенности его подпись на ЭТрН, путевом листе или УПД не подтверждает полномочия действовать от имени организации, и документ не считается подписанным со стороны компании.

Доверенность оформляет руководитель или ИП в своём личном кабинете — на портале ФНС, Госуслугах или у оператора электронного документооборота, если тот подключён к системе формирования МЧД. В доверенности нужно прямо указать полномочие на подписание транспортных и перевозочных документов — общей фразы «на представление интересов» недостаточно, при проверке система сверяет конкретный перечень полномочий. Документ подписывается КЭП руководителя, после чего попадает в распределённый реестр и становится доступен для проверки любому, кто принимает подписанный сотрудником документ, включая ГИС ЭПД. Срок действия доверенности руководитель устанавливает сам; закон не ограничивает его конкретным числом месяцев, но на практике доверенности выпускают на срок от нескольких месяцев до трёх лет, чтобы не терять время на регулярный перевыпуск.

Перед первым подписанием документа стоит проверить, что сертификат сотрудника и доверенность входят в один комплект реквизитов: ИНН доверителя в МЧД должен совпадать с ИНН организации, указанным в сертификате сотрудника, иначе система не свяжет документы между собой и откажет в приёме.

Что будет, если данные в накладной не совпадут с госсистемой

Если код системы указан неверно, номер учётной единицы не совпадает с тем, что зарегистрировано в ЕГАИС, «Честном знаке» или Меркурии, автоматическая сверка не проходит. Для бизнеса это оборачивается тем, что документ не закрывает цепочку оформления груза: перевозчику и грузоотправителю приходится разбираться, что пошло не так, и переоформлять накладную или УПД заново.

На практике это означает задержку с подтверждением доставки, а значит — и с оплатой перевозки. Электронный документооборот в перевозках и так ускоряет оплату в среднем на 20 дней по сравнению с бумагой, но только если документы с первого раза заполнены без ошибок в реквизитах государственных систем.

Как настроить рабочее место для подписания ЭПД

Перед первой отправкой документов в ГИС ЭПД нужно подготовить рабочее место подписанта — руководителя или сотрудника с МЧД.

• Получить сертификат КЭП: руководителю или ИП — в УЦ ФНС или у доверенного лица УЦ ФНС, сотруднику — в любом аккредитованном удостоверяющем центре.
• Записать сертификат на сертифицированный токен — Рутокен, JaCarta или аналогичный носитель с действующим сертификатом ФСБ или ФСТЭК. Хранить КЭП файлом на диске или обычной флешке для работы с государственными системами нельзя.
• Установить криптопровайдер — КриптоПро CSP или другой СКЗИ, поддерживаемый оператором электронного документооборота, через которого компания подключается к ГИС ЭПД, а также драйвер для токена.
• Установить браузерный плагин для работы с электронной подписью — без него браузер не увидит сертификат при попытке подписать документ в личном кабинете ГИС ЭПД или в интерфейсе оператора ЭДО.
• Зарегистрировать сертификат в личном кабинете ГИС ЭПД либо в системе оператора, через которого компания формирует документы, и привязать к нему МЧД, если документы подписывает сотрудник.
• Подписать тестовый документ до начала регулярной работы — так видно, распознаёт ли система сертификат, токен и доверенность, и можно устранить ошибку настройки до того, как от неё зависит реальная отгрузка.

Нормативная база: что регулирует переход на ЭПД

Основа для требований к подписи — федеральный закон от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи», он определяет виды подписей и условия их юридической силы. Обязанность оформлять транспортные накладные, заказы и заявки на перевозку, экспедиторские документы, железнодорожные и авианакладные только в электронном виде через ГИС ЭПД с 1 сентября 2026 года закреплена отдельным федеральным законом. Письмо ФНС, о котором говорится выше, не меняет эти сроки, а разъясняет технический порядок заполнения полей, связанных с системами прослеживаемости — ЕГАИС, «Честным знаком», Меркурием, ФГИС ЛК, «Зерно» и «Северным завозом».

Форматы самих документов — электронной транспортной накладной, путевого листа, УПД — утверждены отдельными приказами ФНС и периодически обновляются. Перед тем как настраивать массовое подписание, стоит проверить в личном кабинете оператора ЭДО или на сайте ГИС ЭПД, какая версия формата действует на момент отправки: система принимает документы только по актуальной версии и отклоняет накладные, собранные по устаревшему шаблону.

Сколько стоит электронная подпись для ЭПД

Единого тарифа нет — стоимость складывается из нескольких составляющих. Руководителю организации и ИП сам сертификат КЭП в УЦ ФНС выдают бесплатно; платить приходится только за токен и, если он требуется, за лицензию СКЗИ вроде КриптоПро CSP. Сотрудникам, которым для подписания ЭПД нужна личная КЭП, сертификат выпускает коммерческий аккредитованный удостоверяющий центр по собственному прайсу — в тариф обычно входят сертификат, лицензия и иногда сам носитель.

Цена и состав тарифа у разных удостоверяющих центров отличаются и периодически меняются, поэтому точную стоимость нужно уточнять непосредственно у выбранного УЦ перед оформлением. Отдельная статья расходов — подключение к оператору электронного документооборота, через которого компания будет формировать и отправлять ЭТрН, путевые листы и УПД в ГИС ЭПД: у операторов свои тарифные планы, которые обычно зависят от объёма документооборота.

Чек-лист: что сделать прямо сейчас

• Проверить, подлежит ли груз учёту в одной из шести систем — ЕГАИС, «Честный знак», Меркурий, ФГИС ЛК, «Зерно» или «Северный завоз».
• Найти в классификаторе нужный код (01–06) для каждой товарной позиции в партии.
• Внести код и номер учётной единицы в таблицу «Дополнительные сведения о товаре» ЭТрН, в «Информационное поле» путевого листа и в блок СвГосСист УПД.
• При нескольких системах в одной партии — перечислить коды через запятую без пробелов или завести отдельные строки документа.
• Проверить срок действия и атрибуты сертификата КЭП руководителя и сотрудников, которые подписывают перевозочные документы.
• Убедиться, что у подписантов-сотрудников оформлена действующая МЧД с нужным полномочием.
• Установить и проверить КриптоПро CSP, драйвер токена и браузерный плагин на всех рабочих местах, где будут подписывать документы.
• Отправить тестовый документ через личный кабинет ГИС ЭПД или оператора ЭДО и убедиться, что сертификат и доверенность распознаются корректно.

Частые вопросы

Нужна ли электронная подпись для ЭПД, если груз не подлежит учёту в ЕГАИС или «Честном знаке»?

Да. Подпись обязательна для любой электронной транспортной накладной, заказа-наряда или экспедиторского документа с 1 сентября 2026 года независимо от того, попадает ли конкретный груз под разъяснение ФНС о госсистемах учёта.

Где указывать код системы учёта в накладной?

В электронной транспортной накладной — в таблице «Дополнительные сведения о товаре» (таблица 5.10), в путевом листе — в «Информационном поле», в УПД и счёте-фактуре — в блоке «Дополнительные сведения о товаре, подлежащем идентификации и учету в государственной информационной системе».

Как указать несколько систем учёта для одной партии товара?

Коды перечисляют через запятую без пробелов, например «01,02» для алкогольной и маркированной продукции в одной поставке.

Кому нужна МЧД при подписании ЭПД?

МЧД нужна любому сотруднику, который подписывает перевозочные документы от имени компании своей личной электронной подписью, а не подписью руководителя. Без доверенности подпись сотрудника не подтверждает его полномочия действовать от имени организации.

Что делать, если сертификат КЭП получен до 28 августа 2025 года?

Такой сертификат стоит проверить на соответствие новым требованиям к атрибутам ключа и, если параметр отсутствует, переоформить до того, как он потребуется для отправки документов в государственные системы.

Можно ли подписать ЭПД неквалифицированной или простой подписью?

Нет. ГИС ЭПД принимает только квалифицированную электронную подпись — документы, подписанные НЭП или ПЭП, система отклонит на этапе отправки.

Сколько действует сертификат КЭП и когда его продлевать?

Срок действия обычного сертификата — около 12–15 месяцев в зависимости от удостоверяющего центра. Продлевать стоит заранее, за 2–3 недели до истечения срока: перевыпуск занимает время, а с истёкшим сертификатом документ в ГИС ЭПД не уйдёт.

Что делать, если ГИС ЭПД отклонила документ из-за ошибки с подписью?

Сначала проверить срок действия сертификата и наличие нужных атрибутов ключа, затем — что токен и МЧД (если документ подписывает сотрудник) привязаны к той же организации, что указана в документе. После исправления документ нужно переподписать и отправить повторно — автоматически он не переотправляется.

Итог: что изменилось для бизнеса

Письмо ФНС не вводит новую обязанность, а снимает неясность с заполнением документов для смешанных и прослеживаемых грузов — теперь понятно, какой код ставить в накладной и УПД и как это соотносится с данными ЕГАИС, «Честного знака» или Меркурия. Для перевозчика это означает ревизию шаблонов документов и, возможно, обновление версии учётной системы, через которую формируются ЭТрН и путевые листы.

Технически всё это упирается в один момент: без действующей, правильно настроенной электронной подписи документ не уйдёт в ГИС ЭПД вообще, а с истёкшим или неподходящим сертификатом — не пройдёт проверку. Проще заранее сделать эцп в аккредитованном центре, привязать к ней нужный носитель и, если документы подписывает не только руководитель, сразу оформить сотруднику МЧД с полномочием на перевозочные документы — тогда переход на новые правила заполнения пройдёт без пауз в отгрузках.

📢 Следим за изменениями в законах и сервисах для бизнеса каждый день. Канал «Контур-Центр» в Telegram — чтобы новости приходили к вам сами.