ЭЦП для Честного знака: поэкземплярный учёт растительного масла с 1 ноября 2026 года

Поэкземплярный учёт растительного масла: что меняется с 1 ноября 2026 года

С 1 ноября 2026 года производители, оптовики, дистрибьюторы и розничные сети переходят на поэкземплярный учёт растительного масла в системе «Честный знак». В товаросопроводительный документ больше не внесёшь общее количество бутылок по коду GTIN — нужен код каждой конкретной упаковки. Чтобы подписывать такие УПД и передавать данные оператору ЭДО, у кладовщика, бухгалтера и у сотрудника, который первым вводит товар в оборот, должна быть рабочая ЭЦП для Честного знака — без неё документ просто не уйдёт.

Правило закрепляет постановление Правительства РФ от 27 мая 2024 года № 676. Оно же задавало весь путь маркировки масложировой продукции — от первых обязательных кодов до нынешнего перехода на поэкземплярный формат.

Как вводили маркировку масложировой продукции: хронология

Переход на поэкземплярный учёт — не разовое решение, а четвёртый шаг в цепочке изменений, которые тянутся с 2024 года.

Объёмно-сортовой и поэкземплярный учёт: главное отличие

До 1 ноября 2026 года достаточно было указать в УПД код GTIN и количество упаковок одной партии. После перехода группировка одинаковых позиций в одну строку запрещена — нужен построчный или агрегированный учёт по кодам.

Смысл изменения простой: при проверке контролёр должен найти не партию, а конкретную бутылку на полке.

Кого касается переход на поэкземплярный учёт

Новые правила затрагивают всю цепочку поставок, кроме конечного покупателя:

• производителей и импортёров масложировой продукции;
• оптовых поставщиков и дистрибьюторов;
• розничные магазины;
• продавцов на маркетплейсах;
• кафе, рестораны и производства, которые закупают масло как сырьё.

Под маркировку попадают подсолнечное, оливковое, кукурузное, рапсовое, соевое, пальмовое, кокосовое, льняное и кунжутное масла, маргарин, спреды, смеси масел, какао-масло и соусы на их основе.

Особенности для кафе, ресторанов и HoReCa

Заведения общепита закупают масло как сырьё для готовки, поэтому код списывают не в момент продажи блюда — это физически невозможно отследить, — а при постановке партии на склад. Движение масла внутри кухни «Честный знак» не фиксирует: система видит только ввод в оборот и вывод при использовании.

Небольшому кафе или столовой придётся перенастроить процесс приёмки товара и работу с ЭДО, а не кухонные процессы — это снимает часть опасений у владельцев точек общественного питания.

Как поэкземплярный учёт меняет работу с УПД и ЭДО

До 1 ноября 2026 года в документе хватало одной строки: «масло подсолнечное, GTIN такой-то, 1200 бутылок». После перехода вместо неё появятся 1200 уникальных кодов идентификации — по одному на каждую бутылку, групповая запись не допускается.

Сканировать вручную каждую бутылку не придётся: если масло упаковано в короб или на палету, достаточно считать агрегированный код транспортной упаковки. Учётная система сама распакует агрегат и передаст все вложенные коды в «Честный знак» вместе с УПД через оператора ЭДО — но подписать этот пакет документов должна действующая ЭЦП для Честного знака, оформленная на сотрудника, который отвечает за отгрузку. Для кассовых продаж в рознице используется отдельный код упаковки.

Списание потерь — боя тары, порчи, лабораторных проб — теперь идёт только с указанием кодов маркировки конкретных выбывших единиц, общим объёмом списать уже не получится. Рознице может потребоваться обновление учётного ПО: для 1С — через стандартный сервис обновлений, плюс подключение ЭДО с поддержкой кодов маркировки.

Приёмка товара по кодам маркировки: что проверяет кладовщик

При получении партии кладовщик сканирует 2D-сканером агрегированный код короба или палеты. Учётная система распаковывает агрегат и сверяет вложенные коды с данными в УПД и «Честном знаке». Возможны три вида расхождений: код отсутствует в системе — товар не ввели в оборот; код не совпадает с УПД; код уже выведен другим участником оборота.

При любом из этих расхождений закрыть приёмку нельзя — нужно направить поставщику претензию через ЭДО. Статус конкретного кода можно отследить в личном кабинете системы маркировки.

Что делать с остатками, принятыми по старым правилам

Код Data Matrix уже нанесён производителем — повторная маркировка остатков не требуется. Если партия поступила до 1 ноября 2026 года по объёмно-сортовому учёту, пересчитывать её не нужно.

Но есть нюанс: если эта же партия отгружается после 1 ноября, УПД на неё придётся формировать уже по новым правилам — построчно по кодам каждой единицы или через агрегированные коды, даже если товар приняли на склад раньше даты перехода. Остатки, которые уже проданы в розницу и выведены из оборота до 1 ноября, никакими действиями не трогают.

Если контрагент не передал коды маркировки

Подписывать такой документ нельзя. Покупатель получит товар, оборот которого не зафиксирован в «Честном знаке» на его имя, и не сможет легально продать его дальше. Единственный выход — согласовать с поставщиком исправление документа до того, как товар примут на склад.

Штрафы за нарушение правил маркировки масла

Отдельного наказания за сам переход на поэкземплярный учёт не ввели, но общие штрафы за нарушения системы маркировки продолжают действовать и распространяются на ошибки, допущенные после 1 ноября 2026 года.

При обороте немаркированной продукции в крупном размере наступает уголовная ответственность по статье 171.1 УК РФ — штраф, принудительные работы или лишение свободы на срок до 6 лет. Нарушения выявляют как плановые и внеплановые проверки Роспотребнадзора и Россельхознадзора, так и сама система «Честный знак»: она автоматически не даёт провести отгрузку или продажу по коду, который уже выведен другим участником оборота или не зарегистрирован вовсе.

Сколько стоят коды маркировки «Честный знак»

Код заказывает и оплачивает тот, кто первым вводит товар в оборот — производитель или импортёр. Эти расходы закладывают в себестоимость продукции, поэтому для конечного покупателя переход на новый учёт ничего не стоит: коды наносят на упаковку с 2024 года.

Сам по себе переход на поэкземплярный учёт новых платежей за коды не добавляет — их цена не зависит от способа описания в УПД. А вот расходы на оборудование и настройку систем вырастут: понадобятся 2D-сканеры, обновление 1С или модуля ЭДО, обучение персонала.

Что такое ЭЦП для Честного знака и какой вид подписи нужен

Для входа в личный кабинет «Честного знака» и подписания УПД система принимает только усиленную квалифицированную электронную подпись — УКЭП, в обиходе её называют просто КЭП. Простая электронная подпись (пароль и логин на Госуслугах) и неквалифицированная ЭП для этой задачи не годятся: оператор ГИС МТ не примет через них ни регистрацию участника оборота, ни документ с кодами маркировки. Дальше мы описываем общий порядок получения и использования электронной подписи, установленный законом и сложившейся практикой аккредитованных УЦ, — он одинаков независимо от того, с какой системой маркировки работает бизнес, и не привязан именно к правилам учёта масла.

Виды электронной подписи закреплены в 63-ФЗ «Об электронной подписи» от 6 апреля 2011 года. УКЭП — единственный вид, который выдают только аккредитованные удостоверяющие центры или ФНС, и только она юридически равна подписи от руки без отдельных соглашений между сторонами документооборота.

Руководитель организации и ИП получают сертификат в ФНС или у её доверенных лиц — с 1 января 2022 года коммерческие удостоверяющие центры больше не выпускают такие сертификаты напрямую на директора юрлица. Сотрудник, которому поручили подписывать УПД или вести личный кабинет компании в «Честном знаке», получает свою КЭП физлица в аккредитованном УЦ — например, в УЦ Контура — и действует по машиночитаемой доверенности (МЧД), которая подтверждает его право подписывать документы от имени организации.

Кому в компании нужна ЭЦП для работы с маркировкой

Подпись нужна не одному человеку, а каждому, кто совершает в системе юридически значимое действие:

• руководителю организации или ИП — для регистрации участника оборота и назначения прав доступа другим сотрудникам;
• кладовщику или логисту — для подписания УПД при приёмке и отгрузке партий;
• бухгалтеру — для обмена документами с оператором ЭДО и сверки данных по кодам маркировки;
• сотруднику, который первым вводит товар в оборот — например, менеджеру по закупкам или технологу на производстве.

Если в компании несколько сотрудников подписывают документы, каждому оформляют отдельную КЭП физлица и МЧД — делить одну подпись между несколькими людьми нельзя: сертификат привязан к конкретному человеку, а не к должности.

Документы для получения ЭЦП

Набор документов зависит от того, кто получает подпись.

Личное присутствие при идентификации обязательно: очно в УЦ или ФНС, либо дистанционно по биометрии через Госключ, если сертифицированный токен у заявителя уже есть.

Как получить ЭЦП для Честного знака: пошаговая инструкция

1. Определить, кому в компании нужна подпись — руководителю, ИП или конкретному сотруднику.
2. Для руководителя или ИП — подать заявление через личный кабинет налогоплательщика на сайте ФНС либо обратиться к доверенному лицу ФНС, например в УЦ Контура.
3. Купить сертифицированный носитель — Рутокен или JaCarta — либо использовать имеющийся токен, если он подходит по требованиям ФСБ или ФСТЭК.
4. Пройти идентификацию личности — очно или дистанционно по биометрии.
5. Получить сертификат и установить его на рабочем месте.
6. Для сотрудника — дополнительно оформить машиночитаемую доверенность и загрузить её вместе с сертификатом в личный кабинет оператора ЭДО и «Честного знака».
7. Зарегистрировать участника оборота в личном кабинете «Честного знака» полученной подписью.

Сроки выпуска и срок действия сертификата

Сам сертификат удостоверяющий центр выпускает быстро — обычно в день обращения, если заявитель заранее подготовил документы и записался на приём. Если нужно ещё и купить токен, добавьте время на его покупку или доставку.

Срок действия сертификата УКЭП — как правило, 12 месяцев с даты выпуска. После этого документ теряет юридическую силу, подписать им УПД или войти в личный кабинет «Честного знака» не получится. Перевыпускать подпись стоит заранее, за 2–3 недели до окончания срока, а не в день, когда нужно отгружать партию: в пиковые даты очередь в УЦ и ФНС растёт, и перевыпуск может занять больше времени, чем обычно.

Из чего складывается стоимость ЭЦП

Для руководителя организации и ИП сам сертификат ФНС выдаёт бесплатно. Платить придётся только за носитель, если его ещё нет, и за лицензию КриптоПро CSP, если она не входит в комплект поставки токена.

Для сотрудника, который получает КЭП физлица в аккредитованном УЦ, стоимость зависит от тарифа конкретного удостоверяющего центра и набора услуг: сертификат отдельно или сертификат вместе с носителем и лицензией СКЗИ. Называть усреднённую цифру без привязки к конкретному УЦ смысла нет — тарифы у разных центров отличаются и меняются чаще, чем выходит такая статья. Мы как партнёр УЦ Контура помогаем подобрать подходящий тариф и оформить документы без лишних поездок.

Установка и настройка ЭЦП на рабочем месте

1. Установить КриптоПро CSP с сайта разработчика. Пробная лицензия действует 90 дней, дальше нужен платный ключ — часто он уже включён в сертификат от УЦ.
2. Установить драйвер токена: для Рутокена — Rutoken Drivers, для JaCarta — JaCarta Unified Client. Без драйвера компьютер токен не увидит.
3. Вставить токен в USB-порт и установить сертификат в хранилище личных сертификатов через КриптоПро CSP.
4. Установить КриптоПро ЭЦП Browser plug-in — без него браузер не сможет подписывать документы в личном кабинете «Честного знака» и других веб-сервисах.
5. Проверить работу подписи: зайти на Госуслуги или в личный кабинет «Честного знака» и подписать тестовый документ.

Большинство участников маркировки настраивают рабочее место на Windows — плагины и модули для «Честного знака» лучше протестированы именно под эту систему.

Регистрация в личном кабинете «Честного знака» с помощью ЭЦП

1. Открыть сайт системы маркировки и выбрать регистрацию участника оборота.
2. Указать ИНН организации или ИП.
3. Подписать заявление усиленной квалифицированной подписью руководителя.
4. Заполнить сведения о видах деятельности и товарных группах, с которыми работает компания.
5. Подключить оператора ЭДО для обмена УПД с кодами маркировки.

Если данные компании уже есть в ЕГРЮЛ или ЕГРИП, доступ к личному кабинету открывается в течение нескольких минут после подписания заявления.

Особенности ЭЦП для разных товарных групп

Сам вид подписи для работы с «Честным знаком» одинаков для всех товарных групп — УКЭП. Разница в том, какие ещё системы и носители понадобятся вместе с ней.

Если компания одновременно торгует маслом и алкоголем, одной подписи не хватит: для ЕГАИС в любом случае понадобится отдельный защищённый носитель, даже если сертификат для «Честного знака» уже есть и действует.

Чек-лист: что сделать бизнесу до 1 ноября 2026 года

Чтобы 1 ноября не обернулось простоем склада и спором с контролирующими органами, стоит заранее пройти несколько шагов — и убедиться, что ЭЦП для Честного знака у всех ответственных сотрудников действует и не истекает в ближайшие недели.

• проверить и обновить регистрационные данные в системе «Честный знак»;
• настроить ЭДО так, чтобы коды Data Matrix автоматически попадали в УПД из учётной системы;
• подключить или докупить 2D-сканеры на складе;
• обучить сотрудников склада и бухгалтерию новому порядку списания и отгрузки;
• провести тестовые поставки до 1 ноября, чтобы найти ошибки заранее, а не в разгар сезона.

Частые вопросы

Что такое поэкземплярный учёт растительного масла?

Это способ прослеживаемости, при котором в УПД передают код Data Matrix каждой конкретной упаковки, а не общее количество товара по GTIN. Он приходит на смену объёмно-сортовому учёту, который действовал с 1 ноября 2025 года.

С какой даты поэкземплярный учёт стал обязательным?

С 1 ноября 2026 года — для всех участников оборота растительных масел и масложировой продукции, от производителя до розничного магазина.

Нужно ли сканировать каждую бутылку при отгрузке?

Нет. Для партий в коробах или на палетах достаточно считать агрегированный код транспортной упаковки — учётная система сама передаст в «Честный знак» все вложенные коды.

Какие штрафы грозят за нарушение правил маркировки масла?

За оборот без кодов маркировки юридическим лицам грозит от 50 000 до 300 000 рублей с конфискацией товара, должностным лицам — от 5 000 до 10 000 рублей. За нарушение сроков передачи данных — от 50 000 до 100 000 рублей для организаций. При обороте немаркированной продукции в крупном размере возможна уголовная ответственность по статье 171.1 УК РФ вплоть до 6 лет лишения свободы.

Нужно ли повторно маркировать остатки, которые уже в обороте?

Нет. Код Data Matrix уже нанесён производителем, повторная маркировка не требуется. Меняется только способ описания товара в УПД при отгрузке после 1 ноября 2026 года, а не сама маркировка упаковки.

Можно ли использовать для Честного знака подпись, которую выдали для сдачи отчётности в ФНС?

Да, если это действующая УКЭП руководителя или сотрудника с МЧД. Отдельный сертификат специально «для маркировки» не нужен — система принимает любую квалифицированную подпись от аккредитованного УЦ или ФНС.

Что делать с ЭЦП при смене руководителя организации?

Сертификат выпущен на конкретное физлицо, а не на должность, поэтому после смены руководителя старый сертификат для действий от имени компании больше не подходит. Новому директору нужно оформить свою КЭП в ФНС или у доверенного лица ФНС и переназначить права доступа в личном кабинете «Честного знака».

Нужна ли сотрудникам своя подпись, если есть подпись руководителя?

Да. Сотрудник, который подписывает УПД или работает в личном кабинете «Честного знака» от имени компании, получает собственную КЭП физлица и использует её вместе с машиночитаемой доверенностью, подтверждающей его полномочия.

В чём разница между УКЭП и КЭП?

Разницы нет — это два названия одного вида подписи. «УКЭП» — официальный термин из 63-ФЗ, «КЭП» — его разговорное сокращение, которое используют на практике удостоверяющие центры и операторы ЭДО.

Что в итоге нужно бизнесу к 1 ноября

Любая ошибка в УПД с кодами маркировки блокирует приёмку товара на складе контрагента, а просроченный или неподходящий сертификат подписи останавливает отгрузку в разгар сезона — когда исправить ситуацию за один день уже не получится. Если сертификат у кладовщика, товароведа или бухгалтера истекает до конца года или данные в нём устарели, разумнее заранее оформить эп, а не продлевать её экстренно 31 октября вместе с десятками других компаний.

Мы — партнёр удостоверяющего центра СКБ Контур и помогаем бизнесу получить и настроить электронную подпись для работы с «Честным знаком», ЭДО и УПД без лишних поездок и очередей. Это не меняет суть требований закона, но снимает техническую головную боль, когда до дедлайна остаются недели, а не месяцы.

📢 Больше практических разборов для бухгалтеров и руководителей — в нашем Telegram-канале «Контур-Центр».