Электронная подпись вместо нотариуса: что изменилось для ООО и ИП после разъяснения ФНС

Разъяснение ФНС о заверении подписи на регистрационных документах

Многие ошибочно полагают, что подпись директора на регистрационной форме можно не заверять у нотариуса, если он лично приносит документы в инспекцию — ФНС в своём разъяснении подтвердила обратное: для формы Р13014 подпись при личной подаче документов всё равно требует нотариального заверения, и это не общее правило для всех регистрационных заявлений. Обойти это требование закон позволяет лишь одним способом — использовать электронную подпись вместо нотариуса: заявление, поданное в электронной форме и подписанное усиленной квалифицированной электронной подписью, дополнительного заверения уже не требует.

Поводом для разъяснения стал вопрос именно о форме Р13014 — по ней в ЕГРЮЛ вносят сведения о смене руководителя и другие изменения по организации. Бизнес интересовался: обязательна ли поездка к нотариусу, если директор готов сам привезти пакет документов в налоговую? ФНС ответила однозначно: да, обязательна — при бумажной подаче личное присутствие заявителя нотариальное заверение подписи не отменяет.

В основе разъяснения — приказ ФНС от 31.08.2020 № ЕД-7-14/617@, которым утверждены формы документов для государственной регистрации юридических лиц и ИП. Требование удостоверять подпись заявителя у нотариуса эти формы сохраняют независимо от того, кто передаёт документы инспекции.

На кого распространяется это правило

Правило подтверждено ФНС применительно к форме Р13014 при смене руководителя ООО. Распространённое заблуждение здесь в том, что личный визит руководителя в инспекцию якобы снимает обязанность заверить подпись на бумажном заявлении у нотариуса — это не так.

• руководители и учредители ООО, вносящие изменения в ЕГРЮЛ по форме Р13014;
• бухгалтеры и юристы, сопровождающие регистрацию и корректировку сведений о бизнесе.

Смысл разъяснения шире одной формы Р13014 — за ним стоит общий принцип 63-ФЗ: там, где закон не устанавливает обязательную нотариальную форму, а нотариус привлекался лишь для подтверждения подлинности подписи заявителя, эту роль способна выполнить усиленная квалифицированная электронная подпись. Но, как показано далее, работает это не для всех документов и сделок.

Электронная подпись вместо нотариуса: как работает исключение

Единственный законный способ отказаться от нотариуса — подать документы онлайн, заверив их усиленной квалифицированной электронной подписью (КЭП) заявителя. Такая подпись технически подтверждает и личность подписанта, и целостность документа, поэтому 63-ФЗ «Об электронной подписи» приравнивает её к собственноручной, а необходимость нотариального заверения снимается.

Работает этот механизм только при одновременном соблюдении двух условий: подпись оформлена именно на заявителя — руководителя ООО или самого предпринимателя, — а документы отправлены через официальный сервис ФНС для электронной подачи регистрационных документов либо через оператора ЭДО, а не приложены к обычному письму.

Оформить КЭП для руководителя организации или предпринимателя можно в удостоверяющем центре ФНС или у его доверенных лиц — аккредитованных удостоверяющих центров, работающих по поручению налоговой службы. Сертификат выпускается на конкретного человека, записывается на защищённый носитель и в дальнейшем годится не только для регистрационных форм, но и для сдачи отчётности, участия в торгах и работы в других государственных системах.

Что говорит закон: статья 6 63-ФЗ о равнозначности подписи

Юридическая возможность заменить нотариуса электронной подписью закреплена в статье 6 Федерального закона от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи». Правило звучит так: электронный документ с усиленной квалифицированной электронной подписью равнозначен бумажному документу с собственноручной подписью и применим в любых правоотношениях — кроме случаев, когда федеральный закон или принятые на его основе нормативные акты прямо требуют бумажную форму или нотариальное удостоверение.

63-ФЗ различает три вида электронной подписи, и правило о равнозначности собственноручной подписи применяется к ним неодинаково.

• Простая электронная подпись (ПЭП) объединяет коды, пароли и SMS-подтверждения. Сама по себе юридической силы она не создаёт: документ признаётся подписанным ПЭП только при наличии отдельного соглашения сторон об этом, а к нотариальному заверению закон её нигде не приравнивает.
• Неквалифицированная электронная подпись (НЭП) создаётся с помощью криптографических средств, но без сертификата аккредитованного удостоверяющего центра. Равнозначной собственноручной подписи она становится лишь по соглашению сторон либо в силу отдельного нормативного акта — в отличие от УКЭП, автоматически такого статуса у неё нет.
• Усиленная квалифицированная электронная подпись (УКЭП, она же КЭП) — единственный вид, который статья 6 63-ФЗ приравнивает к собственноручной подписи без дополнительных соглашений сторон. Руководителям организаций и ИП сертификат выдаёт удостоверяющий центр ФНС, а сотрудникам и представителям — аккредитованный удостоверяющий центр, доверенное лицо ФНС.

Практический вывод прост: заменить нотариуса на деле способна только КЭП. Документ, подписанный простой или неквалифицированной подписью, юридически не имеет силы там, где закон требует нотариального удостоверения или заверения.

При этом сама статья 6 содержит оговорку «если иное не установлено» — и это не формальность: именно на неё опираются другие законы, в отдельных случаях сохраняющие обязательность нотариальной формы независимо от вида применённой электронной подписи.

Когда нотариус обязателен, а электронная подпись не поможет

ГК РФ и Семейный кодекс прямо перечисляют сделки и документы, для которых нотариальная форма обязательна, и в этих случаях наличие у сторон КЭП ничего не меняет: заверять документ у нотариуса всё равно придётся, а несоблюдение обязательной нотариальной формы влечёт ничтожность сделки по статье 163 ГК РФ. Таблица ниже — ориентир, но в спорной ситуации надёжнее уточнить применимость требования у нотариуса или юриста.

Логика проста: если закон вводит нотариальную форму ради дополнительной проверки воли сторон и законности сделки — с недвижимостью, наследством, имуществом супругов, — электронная подпись такую проверку заменить не в силах. Если же нотариальное заверение изначально требовалось лишь для подтверждения подлинности подписи заявителя, как в форме Р13014, усиленная квалифицированная подпись полностью закрывает эту задачу.

Как получить КЭП для сделки: документы, удостоверяющие центры и сроки

Порядок оформления КЭП зависит от того, кто выступает подписантом — руководитель организации, ИП или сотрудник компании.

Для руководителей организаций и ИП сертификат КЭП выдаёт удостоверяющий центр ФНС либо его доверенные лица — аккредитованные удостоверяющие центры, действующие по поручению налоговой службы. Из документов нужны паспорт, СНИЛС и защищённый носитель ключа — токен Рутокен ЭЦП 2.0, JaCarta или другой носитель, сертифицированный ФСБ либо ФСТЭК. Личность подтверждают очно при визите в удостоверяющий центр либо биометрически — полностью дистанционно такую подпись выпустить нельзя.

Сотрудникам, которые подписывают документы по доверенности от имени компании, КЭП оформляет коммерческий аккредитованный удостоверяющий центр. Помимо сертификата физлица здесь дополнительно понадобится машиночитаемая доверенность (МЧД), подтверждающая право сотрудника действовать от имени организации.

Для физических лиц — под личные сделки, Госуслуги и взаимодействие с судами — подпись выпускает тот же аккредитованный удостоверяющий центр по паспорту и СНИЛС.

Выпуск обычно занимает от одного до нескольких рабочих дней после подтверждения личности и подачи заявления — точный срок зависит от загрузки удостоверяющего центра и от того, нужна ли покупка носителя. В стоимость входят выпуск сертификата, цена токена, если его ещё нет, и при необходимости лицензия на средство криптографической защиты — точные тарифы уточняйте в выбранном удостоверяющем центре.

После получения сертификата предстоит настроить рабочее место: поставить КриптоПро CSP или другое сертифицированное средство криптографической защиты, подключить браузерный плагин и проверить, что подпись корректно распознаётся там, где её планируют применять, — на сайте ФНС, портале Госуслуг, электронной торговой площадке или в системе ЭДО.

МЧД: как подтвердить полномочия подписанта, если это не руководитель

Когда документ от имени организации подписывает не руководитель, а сотрудник или представитель по доверенности, одной личной КЭП недостаточно — получателю документа нужно убедиться, что подписант вправе действовать от имени компании. Для этого и служит машиночитаемая доверенность (МЧД) — электронный документ, который прилагается к подписанному файлу вместе с сертификатом КЭП сотрудника.

МЧД оформляет и подписывает своей КЭП сам руководитель организации, указывая, какие действия и документы сотруднику разрешено подписывать. Само по себе наличие МЧД не отменяет нотариуса там, где нотариальная форма обязательна: если доверенность выдаётся на сделку, требующую нотариального удостоверения, оформлять её нужно у нотариуса, а не в формате МЧД.

Как нотариус сам заверяет документы с помощью электронной подписи

Помимо случаев, когда КЭП избавляет от визита к нотариусу, есть и обратный сценарий: сам нотариус применяет собственную усиленную квалифицированную подпись, удостоверяя сделки и документы в электронном виде. Нотариальное действие при этом сохраняется, меняется лишь форма его фиксации — проверка личности, дееспособности и добровольности волеизъявления сторон остаётся прежней.

• Нотариус вправе засвидетельствовать равнозначность электронного документа его бумажному аналогу и обратно, заверив результат собственной КЭП, — такой электронный документ имеет ту же силу, что и бумажный оригинал.
• Отдельные сделки, в том числе некоторые сделки с недвижимостью, можно удостоверить дистанционно, если стороны находятся в разных городах, — тогда участвуют два и более нотариуса, каждый работает со своей стороной через единую информационную систему нотариата.
• После удостоверения сделки с недвижимостью нотариус вправе сам направить документы на регистрацию в Росреестр в электронном виде — обычно это ускоряет процесс по сравнению с бумажной подачей.

Эти два сценария не стоит путать. В центральной теме статьи — «электронная подпись вместо нотариуса» — заявитель подписывает документ собственной КЭП и тем самым избегает визита к нотариусу. Здесь же нотариус остаётся обязательным участником сделки, а электронная подпись — лишь инструмент оформления результата в его руках.

Как подать регистрационные документы онлайн без нотариуса

Чтобы применить это исключение и обойтись без нотариального заверения подписи, нужно пройти несколько шагов.

1. Оформить усиленную квалифицированную электронную подпись на руководителя ООО или ИП лично — дистанционно сертификат не выпускается, подтверждение личности при выдаче КЭП обязательно.
2. Настроить рабочее место — поставить сертифицированное средство криптографической защиты информации и подключить сертификат подписи.
3. Заполнить нужную форму — Р13014, Р11001, Р24001 или иную, утверждённую тем же приказом ФНС.
4. Подписать документ КЭП и передать его через сервис электронной подачи документов на государственную регистрацию либо через оператора ЭДО, поддерживающего такую отправку.
5. Дождаться результата рассмотрения: при электронной подаче с корректной подписью инспекция не вправе дополнительно требовать бумажный экземпляр с нотариальным заверением.

Стандартный срок рассмотрения регистрационных документов инспекцией — обычно не более трёх рабочих дней с момента получения заявления, независимо от формы подачи: бумажной или электронной с КЭП. На скорость рассмотрения способ подачи не влияет, а вот на то, придётся ли дополнительно тратить время на нотариальное заверение и личную явку, — влияет напрямую.

Риски: что будет, если подпись не заверена нотариально

Если руководитель лично приносит бумажную форму, а подпись на ней не заверена у нотариуса, инспекция вправе отказать в регистрации по формальному признаку — документ не будет соответствовать требованиям приказа. В итоге теряется время: заявление придётся переоформлять, заверять подпись у нотариуса и подавать документы заново. Электронная подпись вместо нотариуса помогает не допустить эту ошибку с самого начала: при корректно оформленной КЭП формальных претензий к подписи у инспекции не возникает.

У самой идеи заменить нотариуса электронной подписью есть и обратная сторона — уже не про отказ в регистрации, а про риски применения КЭП как таковой.

• Компрометация ключа. При утрате, краже или копировании носителя с сертификатом документы могут подписать от имени владельца подписи без его ведома — и так будет продолжаться, пока сертификат не отзовут.
• Оспаривание волеизъявления. Система, в отличие от нотариуса, не проверяет в момент подписания дееспособность и добровольность действий подписанта — в этом её ограничение по сравнению с очным нотариальным удостоверением.
• Ограниченная сфера применения. Там, где закон требует нотариальной формы (см. таблицу выше), КЭП не спасает от отказа и не защищает сделку от признания её ничтожной.
• Технические сбои. Если недоступен сервис удостоверяющего центра, портал подачи документов или система ЭДО, подписание или подача документа может затянуться.

И нотариальное сообщество, и правоприменительная практика по спорам о несоблюдении обязательной нотариальной формы сходятся в одном: по статье 163 ГК РФ такая сделка ничтожна, даже если стороны фактически исполнили её условия и обменялись документами, включая подписанные электронной подписью. Поэтому от нотариуса электронная подпись избавляет только там, где закон изначально не делает нотариальную форму обязательной, — как в случае с формой Р13014.

Частые вопросы

Нужно ли заверять у нотариуса подпись на форме Р13014, если директор подаёт документы лично?

Да. ФНС разъяснила: личное присутствие заявителя в инспекции нотариальное заверение подписи на бумажном заявлении не отменяет — это следует из приказа ФНС от 31.08.2020 № ЕД-7-14/617@.

Как избежать похода к нотариусу при регистрации изменений в ЕГРЮЛ?

Законный путь только один — подать документы в электронном виде, подписав их усиленной квалифицированной электронной подписью заявителя; тогда нотариальное заверение не потребуется.

Какая электронная подпись нужна для подачи регистрационных документов без нотариуса?

Понадобится личная усиленная квалифицированная электронная подпись руководителя ООО или индивидуального предпринимателя, полученная в удостоверяющем центре ФНС либо у его доверенного лица.

Касается ли это правило индивидуальных предпринимателей?

Разъяснение ФНС дано по форме Р13014, которую подают организации при смене руководителя, — на формы для ИП оно прямо не распространяется. Общий принцип статьи 6 63-ФЗ о равнозначности КЭП собственноручной подписи актуален и для документов ИП, но отдельного разъяснения по ним ФНС не давала.

Что будет, если подать форму без нотариального заверения и без электронной подписи?

Инспекция вправе отказать в приёме или регистрации документов: подпись заявителя не будет считаться подтверждённой ни одним из предусмотренных законом способов.

Может ли электронная подпись заменить нотариуса при продаже квартиры или доли в ней?

Нет. Для сделок с долями в праве общей собственности на недвижимость закон отдельно устанавливает обязательную нотариальную форму, и юридическая сила КЭП это требование не снимает.

Заменяет ли КЭП нотариуса при оформлении доверенности?

Лишь отчасти. Если доверенность оформляется на действия, которые сами требуют нотариальной формы — например, передоверие или распоряжение недвижимостью, — без нотариуса не обойтись. Для большинства же доверенностей от организации достаточно подписи руководителя, печати, если она применяется, или машиночитаемой доверенности с КЭП.

Можно ли удостоверить сделку у нотариуса дистанционно, если стороны в разных городах?

Да, для части сделок это возможно: её удостоверяют несколько нотариусов совместно, каждый работает со своей стороной через единую информационную систему нотариата, а не через личную электронную подпись заявителя.

Сколько времени занимает и сколько стоит оформление КЭП для сделки?

Обычно нужно от одного до нескольких рабочих дней после визита и подтверждения личности в удостоверяющем центре. Цена зависит от того, требуется ли новый носитель ключа и лицензия на средство криптографической защиты, — точные тарифы уточняйте непосредственно в выбранном удостоверяющем центре.

Что будет, если подписать документ, требующий нотариального удостоверения, простой или неквалифицированной подписью?

Нотариальное удостоверение такой документ не заменит. При несоблюдении обязательной нотариальной формы сделка признаётся ничтожной по статье 163 ГК РФ — независимо от того, каким видом электронной подписи и от чьего имени она подписана.

Вывод: что делать бизнесу

Разъяснение ФНС — хороший повод оформить КЭП заранее, а не непосредственно перед подачей документов. Электронная подпись вместо нотариуса экономит время не только при регистрации бизнеса, но и в любых других задачах, где раньше требовалось личное присутствие или бумажное заверение.

Если вопрос выходит за рамки регистрационных форм, разобраться, где подпись действительно способна заменить нотариуса, а где визит в нотариальную контору неизбежен, поможет таблица выше. Для большинства повседневных задач бизнеса — отчётности, ЭДО, торгов и подачи документов в госорганы — хватает правильно оформленной КЭП; нотариус нужен лишь там, где это прямо предписывает закон.

Как партнёр удостоверяющего центра СКБ Контур, мы помогаем оформить квалифицированную электронную подпись для руководителя ООО или ИП и настроить под неё рабочее место — чтобы регистрационные формы, отчётность и другие документы можно было подписывать онлайн, не выстаивая очередь к нотариусу.