Электронная подпись для Диадока: интеграция с Контур.Банком ускорила оплату по ЭДО

Контур.Банк и Контур.Диадок стали работать заметно слаженнее: теперь документ из системы электронного документооборота оплачивается прямо в её интерфейсе, а комиссию за платежи по счетам из Диадока отменили полностью. Для компаний, оформляющих УПД, счета-фактуры и корректировочные документы, это заметно укорачивает путь от выставления счёта до подписания и перечисления денег. Однако вся схема работает лишь при одном условии: электронная подпись для Диадока обязана оставаться действующей — иначе документ не приобретает юридической силы, и система лишается возможности автоматически сопоставить платёж с документом.

Что изменилось в интеграции Контур.Банка и Контур.Диадока

Раньше бухгалтеру приходилось вручную переносить реквизиты из документа ЭДО в банковскую систему: по данным опроса пользователей, ошибки при этом допускал каждый десятый, а на всю процедуру уходило до 30 минут в день. Сейчас, по словам разработчиков, платёж обрабатывается «всего в несколько секунд».

• Появилась возможность оплачивать формализованные счета, которой раньше не было.
• Информация о платеже отображается в Диадоке у обеих сторон сделки — даже у той, что не имеет доступа к интернет-банку.
• Комиссию за платежи по документам, проведённым через Диадок, убрали на всех тарифных планах.

Логику развития интеграции объясняет руководитель финтех-направления Контура Сергей Зарипов: «Развивая интеграцию, мы следуем глобальным трендам: спрос на встроенные финансы растёт». Его дополняет менеджер продукта Евгений Печенских: «Бизнес живёт скоростью, поэтому мы делаем Диадок удобнее».

Зачем нужна электронная подпись для Диадока

Электронная подпись для Диадока — это не пустая формальность, а условие, без которого документ не получает юридической силы. Чтобы УПД, УКД и счета-фактуры, которыми обмениваются контрагенты в системе, признавались оригиналами, на каждом из них должна стоять квалифицированная электронная подпись (КЭП) уполномоченного лица. Именно поэтому новая функция оплаты срабатывает так быстро — она берёт данные о платеже из документа, уже подписанного и проверенного, вместо того чтобы вводить их заново.

Подписывать документы в Диадоке может не только директор или ИП — это доступно и сотруднику, работающему по доверенности. Компания вправе выбрать: заверять документы подписью руководителя либо подписью работника вместе с машиночитаемой доверенностью (МЧД), которая подтверждает его полномочия действовать от имени организации.

Кто уже пользуется новой схемой оплаты

С момента запуска сервиса оплаты документов из ЭДО среднемесячное число пользователей выросло в 39 раз. В среднем на одну компанию приходится 9 платежей ежемесячно, а больше половины аудитории — малый бизнес и ИП с годовым оборотом до 10 млн рублей: именно этой категории скорость расчётов с контрагентами важна сильнее всего.

Какие документы можно подписать и оплатить через Диадок

Пока интеграция охватывает лишь формализованные документы — те, для которых ФНС закрепила электронный формат:

• универсальный передаточный документ (УПД);
• универсальный корректировочный документ (УКД);
• счета-фактуры;
• формализованные счета.

В планах команды — научить сервис работать и с неформализованными документами: сканами и фотографиями счетов. Тогда электронная подпись для Диадока понадобится и в ситуации, когда контрагент присылает документ, не соответствующий строгому шаблону ФНС.

Как оформить электронную подпись для работы в Диадоке

Руководителю организации и ИП квалифицированную электронную подпись выдаёт удостоверяющий центр ФНС или его доверенные лица — такой подписью и заверяют от имени компании УПД, счета-фактуры и договоры. Когда документы подписывает сотрудник по поручению директора, ему нужна собственная КЭП физлица, а также машиночитаемая доверенность, зарегистрированная в системе ФНС.

Чтобы подпись начала работать, потребуется защищённый носитель ключа — токен Рутокен, JaCarta или аналогичный — и рабочее место, где установлены криптопровайдер и актуальные плагины для браузера. Заниматься оформлением лучше заранее, не дожидаясь момента, когда нужно подписать первый документ в Диадоке: тогда оплата счёта или отгрузка товара не встанет из-за просроченного либо ещё не выпущенного сертификата.

Позаботиться заранее нужно и о носителе, и о своевременном продлении подписи: сертификат КЭП действует ограниченный срок, и если он истечёт в самый разгар расчётов с контрагентами, подписание документов и платежи в Диадоке встанут до перевыпуска.

Какая подпись нужна для Диадока: ПЭП, НЭП или КЭП

Закон 63-ФЗ «Об электронной подписи» выделяет три вида подписи — простую (ПЭП), неквалифицированную (НЭП) и квалифицированную (КЭП). Но для формализованных документов Диадока (УПД, УКД, счетов-фактур) применим только один из этих трёх видов.

На практике это значит: для сдачи отчётности, обмена счетами-фактурами и прочих формализованных документов в Диадоке подходит только КЭП — руководителя, ИП или сотрудника с МЧД. ПЭП и НЭП остаются пригодны лишь для внутренней переписки и неформализованных файлов, да и то при условии, что стороны заранее оговорили их юридическую значимость соглашением.

Как получить сертификат КЭП для Диадока

Порядок оформления зависит от того, кто именно будет подписывать документы — руководитель, ИП или сотрудник компании.

• Руководителю организации или ИП для получения подписи нужно обратиться в удостоверяющий центр ФНС либо к его доверенному лицу.
• Подготовить документы: физлицу достаточно паспорта и СНИЛС, а сотруднику дополнительно потребуются сведения о полномочиях — их позже оформят отдельной машиночитаемой доверенностью.
• Пройти подтверждение личности: очно в офисе, удалённо через биометрию в единой биометрической системе либо другим способом, который предлагает конкретный удостоверяющий центр.
• Перенести сертификат на защищённый носитель: Рутокен, JaCarta либо другой сертифицированный ключевой токен.
• Установить криптопровайдер КриптоПро CSP, драйвер токена и браузерный плагин — иначе сертификат не будет работать в личном кабинете Диадока.

Скорость выпуска зависит от выбранного способа подтверждения личности и от текущей загрузки удостоверяющего центра. Тем, кто уже зарегистрирован в единой биометрической системе или способен подтвердить личность удалённо, сертификат оформят быстрее, а очный визит в офис обычно занимает больше времени.

Сколько стоит электронная подпись для Диадока

Сертификат КЭП, выпускаемый удостоверяющим центром ФНС для руководителя организации или ИП, по закону госпошлиной не облагается. Но кроме самого сертификата в итоговую стоимость оформления обычно входят:

• защищённый токен, сертифицированный ФСБ;
• оплата идентификации личности — если заявитель обращается не напрямую в налоговую, а через доверенное лицо или партнёра;
• лицензия на криптопровайдер КриптоПро CSP;
• техническая поддержка при установке и настройке рабочего места.

Для сотрудников, подписывающих документы по машиночитаемой доверенности, личную КЭП в аккредитованном удостоверяющем центре обычно выпускают на полностью платной основе, включая стоимость самого сертификата. Итоговая сумма зависит от тарифа УЦ или партнёра и от набора включённых услуг, так что уточнять условия стоит заранее — непосредственно у организации, которая будет выпускать подпись.

Токен или облачная подпись: что выбрать для работы в Диадоке

Ключ электронной подписи хранят одним из двух способов: либо на физическом токене, либо в защищённом облаке удостоверяющего центра — второй вариант и называют облачной подписью, или DSS.

Токен — это USB-устройство, подключаемое к компьютеру непосредственно перед подписанием документа. Такой способ привычен и даёт владельцу физический контроль над ключом, но криптопровайдер и плагин потребуется устанавливать на каждом рабочем месте, где будет вестись подписание.

В случае облачной подписи ключ находится на защищённой инфраструктуре удостоверяющего центра, а владелец подтверждает каждое подписание смс-кодом, push-уведомлением или биометрией через приложение. Такой вариант удобен, если документы подписывают из разных офисов и с разных устройств: токен не нужно носить с собой, а криптопровайдер — настраивать на каждом компьютере. Есть и минус: без интернета и без устройства для подтверждения подписать документ не удастся.

МЧД для сотрудников: как оформить и зачем нужна

Если документ в Диадоке подписывает не сам директор, а сотрудник, его личной КЭП оказывается недостаточно — дополнительно требуется машиночитаемая доверенность (МЧД), которая подтверждает право действовать от имени организации.

МЧД — это, по сути, электронный документ в формате, утверждённом ФНС. Оформляет её руководитель компании: через личный кабинет на сайте налоговой, через оператора ЭДО (например, Диадок) либо через учётную систему организации. Готовая доверенность немедленно попадает в информационную систему, и проверить её по номеру или QR-коду может любой контрагент.

Без действующей МЧД документ, подписанный сотрудником, не приобретёт юридической силы от имени компании — даже если его личный сертификат полностью в порядке. Поэтому при появлении нового подписанта или продлении полномочий доверенность стоит обновлять вместе с сертификатом.

Как добавить или сменить сертификат в личном кабинете Диадока

Чтобы новый сертификат можно было использовать при подписании документов, его нужно сначала привязать к учётной записи в Диадоке. Порядок действий такой:

• войти в личный кабинет Диадока под своей учётной записью;
• открыть раздел настроек профиля, где собраны сертификаты;
• добавить сертификат, выбрав его из хранилища на компьютере или с подключённого токена;
• дождаться, пока система проверит, что сертификат квалифицированный и срок его действия не истёк;
• привязать сертификат к учётной записи — после этого его можно применять для подписания документов.

При перевыпуске сертификата — из-за окончания срока, смены руководителя или изменения реквизитов компании — прежний вариант стоит удалить из личного кабинета и загрузить актуальный: в противном случае система будет и дальше предлагать для подписания уже недействующий ключ.

Подписание через приложение «Госключ»

Если документ нужно подписать разово, сотруднику или физлицу вместо токена подойдёт бесплатное мобильное приложение «Госключ». Оно позволяет получить электронную подпись через портал Госуслуг и подтверждённую биометрию — без покупки токена и лицензии КриптоПро.

Диадок интегрирован с «Госключом»: получив документ на подпись, пользователь подтверждает его непосредственно в приложении — сканированием QR-кода или ответом на push-уведомление, без установки чего-либо на рабочий компьютер. Такой вариант хорош для тех, кому подпись нужна нерегулярно, но при постоянной работе с большим объёмом документов он не заменяет полноценную КЭП на токене или в облаке.

Продление и перевыпуск сертификата КЭП

Квалифицированный сертификат руководителя организации или ИП, выпущенный удостоверяющим центром ФНС, стандартно действует 15 месяцев. По истечении этого срока сертификат утрачивает силу, и подписывать им документы — в том числе в Диадоке — уже не удастся.

Продление стоит запланировать заранее — за один-два месяца до истечения срока действия. Пока прежний сертификат ещё активен, заявление на новый можно отправить удалённо — например, через личный кабинет на сайте налоговой, заверив его действующим ключом. А если срок уже истёк, идентификацию личности — очную или биометрическую — потребуется проходить с нуля, как при первичном получении подписи.

Такое же правило действует и для сертификатов сотрудников: обновлять их следует одновременно с проверкой машиночитаемой доверенности, иначе возможна ситуация, когда сертификат ещё действителен, а полномочия подписывать документы от имени компании уже утрачены.

Частые вопросы

Какая электронная подпись нужна для Диадока?

УПД, УКД и счета-фактуры в системе подписывают квалифицированной электронной подписью (КЭП) — она принадлежит руководителю, ИП или сотруднику, имеющему машиночитаемую доверенность.

Нужно ли получать отдельную подпись для оплаты через интеграцию с Контур.Банком?

Нет, отдельная подпись не требуется — оплата привязана к уже подписанному документу ЭДО, поэтому применяется та же КЭП, которой заверен документ.

Берут ли комиссию за платежи по документам из Диадока?

Нет, комиссию за такие платежи убрали на всех тарифах Контур.Банка.

Какие документы уже можно оплатить через новую интеграцию?

Формализованные счета и документы с явно видимой суммой к оплате — это УПД, УКД и счета-фактуры. Возможность работать со сканами и неформализованными документами появится позже.

Что будет, если электронная подпись для Диадока истечёт?

Подписать документ и провести оплату через интеграцию не удастся, пока сертификат не будет перевыпущен, — так что заниматься продлением КЭП разумно заранее.

Можно ли подписывать неформализованные документы в Диадоке простой или неквалифицированной подписью?

Да, однако только при отдельном соглашении сторон и лишь для документов, для которых формализованный электронный формат не обязателен. Для УПД, УКД и счетов-фактур подойдёт исключительно КЭП.

Сколько стоит выпуск КЭП для Диадока?

Сам сертификат для руководителя или ИП удостоверяющий центр ФНС выпускает без оплаты. Деньги потребуются за токен, услуги идентификации у доверенного лица и лицензию криптопровайдера — итоговая сумма определяется тарифом партнёра.

Сколько действует сертификат и когда его продлевать?

КЭП руководителя и ИП, выпущенная УЦ ФНС, стандартно действительна 15 месяцев. Продление лучше начинать за один-два месяца до окончания срока — пока сертификат ещё активен.

Можно ли подписать документ в Диадоке через «Госключ»?

Да, для разового случая сотрудник или физлицо способен подтвердить документ через мобильное приложение «Госключ» — токен и установка КриптоПро для этого не понадобятся.

Нужна ли сотруднику МЧД, если он подписывает документ по поручению директора?

Да. Без действующей машиночитаемой доверенности подпись сотрудника не приобретёт силы от имени организации, даже если его личный сертификат в полном порядке.

Итог

Интеграция Контур.Банка и Контур.Диадока показывает общее направление развития: документооборот и расчёты с контрагентами всё больше срастаются в единый процесс, а электронная подпись для Диадока становится узловой точкой, через которую проходят и подписание, и оплата. Чем надёжнее налажена работа с КЭП — у руководителя, ИП и сотрудников с МЧД, — тем ниже риск, что счёт останется неподписанным, а платёж задержится из-за истёкшего сертификата.

Будучи партнёром удостоверяющего центра Контур, мы помогаем выбрать подпись под конкретную задачу — для директора, ИП или сотрудников, действующих по доверенности, — и настроить рабочее место так, чтобы работа в ЭДО и расчёты с контрагентами не останавливались из-за технических мелочей.